人事と聞くと、「採用業務」がパッと思い浮かぶかと思いますが、実は人事の仕事は採用業務だけではなく、実に幅広い業務を行っています。
また、総務に関しては何やっているかよくわからないという方も多いのではないでしょうか？ですので今日は、人事や総務の仕事内容について書いていきます。
目次
人事総務の仕事ってどういうものがあるの？？
人事総務の仕事は実に多岐に渡るのですが、大きく分けると以下に分類ができます。
- 総務
- 労務、給与
- 採用
- 企画、研修
総務と労務、給与は内容としてはデスクワークが多く、パソコンと向き合って事務作業を行うという側面が強くなります。
一方で、採用や研修は人前で話したりすることも多く、外交的な仕事といえます。企画に関しては、社内の人と関わることが多いですが、労務の知識、採用の知識など総合的な人事周りの知識が必要となります。
一般的には、若年層のうちに採用や労務、総務の現場の仕事を行い、年次が上がっていくうちに研修や人事企画の部門を担っていく人が多いです。図で表すと以下のようになります。
それぞれの仕事の内容と詳細について
総務
まずはじめに、総務の仕事について書いていきます。 会社の縁の下の力持ちとして、業務の中での困りごとを相談されたり、 みんなの当たり前を裏から支える縁の下の力持ち的な存在です。
仕事内容
総務の業務は大きく分けて３つに仕事が分かれています。
- 総務業務
- 株式関連業務
- 広報業務
です。それぞれを順をおって解説していきます。
総務業務
- 手続き関連業務
届け出書類の手続きを実際に行ったり、文書作成管理、行事催事の企画と運営を行うのも総務の仕事です。円滑にミスなく進めていく事が求められます。
- 設備関連業務
OA機器、社用車、防災業務などを管理、購入、修理依頼などを行う業務です。実際に必要な台数なども聞き、実際に実行を起こしていく事が求められます。
- 庶務関連業務
受付、来客、電話対応や郵便物の受発信、文具、事務用品等の消耗品の購入なども総務の仕事です。この業務に関しては、派遣社員などに行っていただいている場合もあります。
株式関連業務
上場している会社であれば、株主に対する説明や取締役会における会場の手配など様々な業務が発生します。そういった裏方の仕事を担っています。
- 株主総会関連業務
株主の確定を行い、総会への招集手続き、当日の運営を行います。いろいろな利害関係者とのやりとりになるため、一つのミスで重大なロスがおこってしまいます。
- 取締役会
取締役とのやりとりを行い、日時場所の設定や開催通知の送付や開催及び議事録の作成それに応じてのスケジュール管理なども行います。
- 株式管理
株主名簿の管理、名義書換業務、発行業務、再発行業務、利益配当、株主からの届出事項に対する手続きなどを行い、誰にどれぐらいの株式があるかを把握し管理する業務もあります。
広報業務
社内や社外に向けて自社のニュースを配信する広報の業務も担っています。社内でのコミュニケーションの活性化や社外に対してのアピールなど重要な部分を担っています。
- 社内広報
経営方針等の重要事項の全社通達や休暇等のお知らせ、全社的行事、イベントのお知らせ、社内報、社内刑事、社内放送の編集・制作など社内に対して、自社の取り組みや今後の流れなどの通達を行い、社内の統制、情報伝達を行います。
- 社外広報
自社の取り組みをメディアに取り上げてもらうための活動を行ったり、トラブル時のマスコミ対応も総務の仕事となっています。うまくメディアを通じながら、自社を守ったり、逆に宣伝をしたりするのが主な仕事です。
関係者
経営陣：経営計画、社内規定の草案、の情報を社内に流し周知させる。また、トップの指示に従い、取締役会、株主総会の運営を行う。
社内の各部署：機器の故障や、エラーなどのトラブルに対して業者との間に立ち、トラブルを解決する。また、現場の声を吸い上げてそれを要望として経営陣にあげたりもする。
社員個人：人事関連業務、労務関係業務、社内報作成を行ったり、相談にのったりする。
株主 ：株主総会の運営を行う。また問い合わせに対しても対応する。
官公庁 ：書類の申請、届け出、協力の要請を行う。
外部業者：文房具の発注や、荷物の宅配、電気の交換等の交渉・折衝を行う。
求められる資質
堅実さ：ルーティーンワークが多いため、きちんとそれをコツコツとこなせることが求められる。
ホスピタリティ：人を支えることが好きで、人への気配りができる人。部活のマネージャー業務をしていた人がイメージ。
知識欲：社内外の様々な業務や法律について知っておく必要があるため、勉強好きやいろいろなことに対して興味を持つことが求められる
やりがいと苦労
経営陣と直接関わり、会社全体の方針、事業仕事内容について把握することができるのは一つの魅力と言えるでしょう。 また、社内外の人と関わり会社の顔として仕事をすることも多い。社内の業務の効率化や個人の生活を整えるなど、社員の当たり前を支える縁の下の力持ち的な存在にやりがいを感じれる人は向いているだろう。
一方で、会社全体の業務や経営、管理、人事、労務、福利厚生などの幅広い法律を知っておく必要があるため、専門知識の勉強などを行う必要があるのが人によっては大変かもしれない。また、縁の下の力持ち的なポジションのため、完璧に出来て当たり前。評価がなかなかされにくいという側面もある。
人事（給与・労務）
続いて給与、労務の仕事について書いていきます。こちらも縁の下の力持ち的な仕事で地味な仕事ですが、会社にいないと給与がまともに振り込まれず、従業員から大クレームです。企業として必要不可欠な業務です。
仕事内容
人事労務の仕事は大きく分けて、４つあります。それぞれ順を追ってご説明していきます。
給与計算
社員の勤怠管理のチェックから入力の促しまで、勤怠管理のシステムからの情報をデータ化する仕事を行う。
勤怠管理が進んでいないところに対しては注意喚起などを行う。また、その状況が起きないようにするのも仕事です。
各種手続き
社会保険の加入、喪失の手続き、結婚などに伴う手当の手続き、昇級の手続きをおこないます。こういった仕事は入退社に応じて発生する事が多いため、契約社員を多く抱える会社やアルバイトの多い会社などはこの業務の時間が必然的に多くなります。
年末調整
税金の調整を年末に行う業務です。税金は前年ベースなので、営業会社などインセンティブで給与が大きく左右されるような業種は仕事量が多くなります。
人事企画補助
社員規則などを作っている人事企画部のお手伝いを行う。また、ステップアップとして人事企画がある。
関係者
一般社員：社員からの待遇や給与に関する質問、相談を受けます。また、入退社が多い企業では、社会保険の手続きや、勤怠管理の入力チェックなども行います。
人事企画：社員規則の改定などの改定やその補助を行うこともあります。また、労働組合の対応もやっていたりするので、そのアシスタント業務も回ってきます。
アウトソーシング企業：給与計算を外部委託している場合、そことのやりとりが発生します。500名ぐらいの会社までは、アウトソーシングしているケースが多いようです。
社会保険事務所：社会保険への加入や退社人への手続きなどを行います。
社会保険労務士：入退社が頻繁な企業では、社員への迅速な対応が必要になるので、労務士の先生にお手伝いしてもらっているケースがあります。
求められる資質
堅実さ：コツコツ、地道な作業ができる人。また、そういった仕事が好きな人。また、一つのミスで大きなクレームになってしまうため、ミスなくスムーズにが求められる仕事。
計画性：締め切りがある仕事が多く、その締め切りに対して仕事を進めていくことが求められます。
デスクワークを好む人：基本的に人と話すというよりは、デスクワークをすることが多い為そういった仕事が好きな人でないと、苦痛を強いられます。
やりがいと苦労
専門的な知識も多く必要とするので、社員に相談される存在でもある。こつこつと仕事をこなし、ミスなくスムーズに仕事をすることに喜びを得られるかが重要となり、基本的に定時に帰れるというのは非常に魅力的なお仕事と言えます。
その一方で、仕事は完璧が当たり前で、加点方式の仕事ではないため、なかなか評価がされづらい部分もあるのが大変なところです。。
人事(採用)
仕事内容
採用の仕事におけるミッションは「採用の充足」です。突発的な離職による人員補充を除けば、計画から実行まで１年間のプロジェクトである事が多く長期的な計画性が求められし仕事で、かつ管理部門で唯一数字を追いかける部門であり、その要素も求められる仕事です。
人員計画の立案
経営陣から上がってきた事業計画にそった、人員採用計画と人件費の創出及び、それに伴う制度の計画を行う。
採用計画の立案
作成した人員計画をもとに、細分化して具体的な数字に落とし込んでいきます。具体的には、新卒、中途別、雇用形態別、部門別、職種別、に採用計画を作っていき充足計画を練っていきます。また、それにあたり必要なツールの作成も随時行います。
採用活動
セミナーや会社説明会の立案、オペレーションの決定をしたり、面接面談のセッティング、実施、見直しと振り返りを行いより良い採用活動を行えるよう工夫をこらしていきます。
内定者フォローとインターンシップの運営
研修内容の立案と推進、合宿の企画と運営、内定者ブログの更新、内定者の不安を取り除くための面接のセッティングや条件面談を行う事で早期の囲い込みや離脱を防ぐ仕事もします。
その他業務
内定式、入社式の企画、運営。入社後の実務研修の立案、運営などの業務も事務作業として行います。
関係者
取締役会：経営戦略を人事計画に落としこんだり、人事施策の提案などを行います。
各部門：事業展開のための人員確保、能力開発、能力活用について支援、指導を行います。
個々の従業員：面接、取材のお願い、セミナー参加のお願い、打ち合わせなどを行います。
各種学校：採用、セミナーの参加、インターンシップなどを開催するための企画立案、実行を行います。
人事関連会社：人材斡旋会社、派遣会社コンサル、広告媒体の会社の人と打ち合わせを行い、採用の充足を目指していきます。
制作会社：採用パンフレットやビデオなどの制作に関する打ち合わせを行う。
応募者：大学生や候補者の方に対して実際に会い、面接、面談を行います。
求められる資質
社内調整力：営業現場の人に対して数字にならないお願いをしなければならないことも多いため、煙たがられることも多い仕事です。ですので、そういった方々に対して好かれて「こいつのためならやってやろう」と思ってもらえるかどうかは非常に重要なスキルといえます。
バランス感覚：経営と現場の中間に位置しており、どちらかに考えが偏ると方向性がゆがんでいきます。偏見がある人や、臨機応変さがない人、固定概念がある人はあまり向いておらず、全体の総和をとっていける人が向いています。
目標達成欲：採用業務の仕事は「人員の充足」です。そのため、管理部門で唯一数字を追っていく仕事になります。ですので、分かりやすい目標を追いかける好き、という方が向いています。
仕事のやりがいや苦労
実際に候補者の方に会い、その人から入社してよかったと言われることが一番のやりがいといえます。もちろんその逆もありますが、人の感情と触れ合う機会が非常に多いため、そういった感情的な喜びを感じることができます。
一方で沢山の人と会い、間に挟まれるため、板挟みとなってしまうことが多くあります。実際に求めている量と質を担保することは至難の技です。人を通じていろいろな要望をもち仕事に向かわなければいけないという点で、大変であるとも言えます。
人事制度企画・研修
人事の中でも比較的年次が上がってきてから行うことが多いのが、こういった企画や研修の業務です。人事やその他の部署にいていろいろなことを学んだものをアウトプットして会社をよりよくしていくことが求められます。
仕事内容
企画、研修は５つのセグメントに分けられます。人を扱う仕事ですので、全体の総和がよくなるように設計、運用を行っていかなければなりません。
人事戦略
組織の戦略の立案から、部署ごとの方針の確認、現状把握、部門長との情報共有、具体案の提案を様々な部署とやりとりをしながら戦略を立てていきます。。
働き方の検討
タイムマネジメントの強化、制度の運用設計と業務サポート体制の設計などを行っていきます。
採用計画立案
採用人数の決定、人材要件の明文化をおこないそこに対する具体的な方法を決定し、予算を確定します。そこから実際の選考を進めていきます。
社員教育
社内のヒヤリングや経営層とのディスカッションを行い、具体的なカリキュラムを決定し、研修のスケジューリングをおこなっていきます。
社員人事マネジメント
査定シートを使い、社員の人事評価を行います。
関係者
採用部：人員計画から、具体的な施策まで一緒に考え、進めていきます。
経理部：毎月の給与や賞与の支払いで連携を行います。人事部が計算した給与を経理部が銀行振り込みを行います。
各部門の管理職：管理職の意見を取りまとめます。社員の人事評価を行う場合や教育研修の時の人員の選抜に関して話し合います。
広告代理店：採用の際の募集広告を出す際に打ち合わせを行います。
人材紹介会社：派遣社員や中途採用を行う際にやりとりを行います。
銀行：給与の支払いの際に利用したり、社員の住宅ローンの利子補給などで利用することもあります。
求められる資質
公平性：人の評価に携わる部署のため、誰かをひいきするとかはもってのほかである。常に公平に評価をする目を求められる。
調整能力：人と人の間に挟まれて仕事をし、いろんな部署とのやりとりもあるため、関わりの中で調整をおこなっていかなければならない。
計画立案力：一つのプロジェクトが１年単位で進むため、日々のPDCAというよりは、計画的にバランスをとりながら、長期的な視野で進めていく必要がある。
やりがいと苦労
人事部は会社の規範となる存在で、経営者と共感出来る立場になれる。また、社内外の人とあうことで、会社の問題課題を見つけていきそれを長期スパンで変えていけることは一つのやりがいと言える。その一方で、多くの情報を知り過ぎてしまうことも多い。いろいろな立場の人の意見を聞くがために気苦労が多い。独りよがりではなく全員が納得できるような制度にしなければならないのも一つの苦労するだろう。
キャリアプラン
人事、総務と言ってもいろいろあり、言葉で書くより、図で見たほうが早いと思うので、確認して、自分のキャリアを戦略的に描いてみてください。
ちなみに、白字は管理職でのキャリア、黒字はスペシャリストとしてのキャリア担っています。
組織で生きていく以上はマネジメントに上がっていかないと給与は上がりません。
また、ある一定以上同じ会社にいないとそのポジションは回ってきませんので、注意が必要です。
一方で、個人のスキルを磨いてプロフェッショナルとして活躍したい場合は、転職を考えていかなければならないという事を頭に置いておきましょう。
３〜４年に一度はエージェントへ相談を
私個人的な意見としては、3~4年人事、総務として実務経験を積んだあとは、一度エージェントに相談する事をオススメします。
なぜならば、自分の市場価値がどれぐらいなのかを知ることができるのと、専門家に相談する事で、どういうスキルを積んでいけば、今後自分のキャリアを伸ばしていけるのかを知る事ができるからです。
そして、できれば専門の知識を持ったエージェントで話を聞く方がいいと思うので、私がオススメしているのは、【MS-Japan】 です。
理由は、管理系職種に特化しており、専門家がたくさんいること。また、社会保険労務士の方々とも頻繁にやりとりをしているため、資格をとることでどういうキャリアの広がりがあるのかを実体験で知っておられるのは何より強みと言えるでしょう。
ですので、転職するしないに関わらず、【MS-Japan】 に３年に１度は登録をし、自分のキャリアについて見直すようにしてみてください。
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まとめ
- 経営陣から末端の社員まで関わる数少ない仕事。
- 労務、給与、総務はデスクワークが多く、縁の下の力持ちの仕事。
- 採用は唯一の数字を持つ管理系の仕事。
- 企画、研修は、年次が上がってからする事が多い仕事。
- 給与を上げていくためには管理職になる必要があるため、ある程度の年月が必要。
